Kolejny dzien w pracy…

Jako sekretarka (o rany dawno nie uzywalam tego slowa) pracownik biura, office manager lub adnimistrative assistant pracuje od przeszlo 10 lat. Praca ta paralam sie na przemian ze sprzataniem, opiekna nad dziecmi lub osobami starszymi, ogrodnictwem.
Juz wiele razy wspominalam, ze prace w biurze uwielbiam tym bardziej gdy biuro to gromadzi milych pracownikow.

Moja praca w dziekanacie i tutorialu ogromnie rozni sie od tych poprzednich wykonywanych w Polsce i Austrii.
Przede wszystkim rozni sie atmosfera jak i kultura kraju, w ktorym teraz mieszkam.
Tu nie chodzi juz tylko o jezyk, ktorego musialam sie nauczyc, to jest zaledwie nikly procent wysilku jaki wlozylam w moj zawodowy skuces w obcym kraju.
Poza jezykiem przyszlo mi poznac i nauczyc sie wiele nowych regul, rol, protokolow, zachowan w danej sytuacji, logistyki, dynamiki i przede wszystkim nowych przedmiotow i ich zastosowania w codziennej pracy biura.

Mozemy na przyklad rozumiec co znaczy ang. folder – po polsku to samo slowo, ale czy wiemy do czego folder (hanging & filing) sluzy i jak go prawidlowo przechowujemy?
Mozemy na przyklad rozumiec co znaczy ang. inter department envelope – po polsku koperta, ale czy wiemy po co uzywana jest w wielodzialowych orgnizacjach?

Moglabym tak pisac i pisac o sytuacjach i przedmiotach, ktore w amerykanskim biurze sa na porzadku dziennym, a polska pani sekretarka nie ma o nich pojecia. Pewne rzeczy wkraczaja do naszego kraju za sprawa wiekszych i mniejszych zachodnich firm, ale jestem pewna, ze w biurach typu szkolny sekretariat, lub recepcja przychodni zdrowia, wynalazki ulatwiajace prace w Stanach niestety jeszcze dlugo nie beda ‘odkryte’.

Na powyzszych zdjeciach widac przygotowane przez mnie foldery.
Hanging folder to ten zewnetrzny, ktory wiesza sie w odpowiedniej szufladzie. Folder taki gromadzi w sobie filing folders, ktore natomiast gromadza w sobie stosowne dokumenty.
Prawidlowo przygotowany folder powinien posiadac opis, oznaczenie (label) czego dotyczy.
Foldery wykorzystywane sa w Stanach WSZEDZIE.
Wszystkie wizyty u mojego dentysty sa rejestrowane przez niego na stosownym dokumencie, ktory trafia nastepnie do folderu z moim nazwiskiem, ten trafia do specjalnej wielkiej szafy i czeka na moja kolejna wizyte.
Nasze koty maja swoje karty u weterynarza, a karty te trzymane sa w folderach z ich imionami.
Prawnik ma swoje foldery, ksiegowy swoje, kazde zawieraja inny rodzaj dokumentow, ale same w sobie sa identyczne, roznia sie tylko kolorem. Totalna unifikacja – super wygoda – extra organizacja.

Bylam kiedys w mojej spoldzielni mieszkaniowej na Pradze, pani sekretarka probowala znalezc jakis dokument, ktorego nie otrzymalam na czas i otworzyla szafe z segregatorami. Polki uginajace sie pod ciezarem segregatorow wypelnionych po brzegi papierami w koszulkach. Widok oplakany, zero odpowiedniego systemu oznakowania poszczegolnych segregatorow (alfabetycznie nazwiskami, ulicami, numerami lokali), segregatory ciezkie, niedomykajace sie. Przyszlo jej biednej szukac tego papieru jakis kwadrans z wynikiem negatywnym. Oj zdziwilabym sie gdyby w tym balaganie cos naprawde znalazla! Gdyby tylko znala system folderow, jej praca bylaby zorganizowana i o niebo latwiejsza.

Uwielbiam w mojej pracy przygotowywac foldery, przechowywac w nich dokumenty, byc zorganizowana w sposob, ktory kazdy tu zna. System ten stosuje rowniez w domu. Maz nabyl dla mnie odpowiednia szafe z szufladami do folderow (filing cabinet) i wlasnie tam przechowuje moje foldery z roznymi papierami.

W liceum na lekcji informatyki poraz pierwszy dowiedzialam sie o folderach na komputerze, w ktorych zapisuje sie elektroniczne dokumenty. Nauczyciel wyjasnial jak takie foldery tworzyc, jak je oznaczac, jak zapisywac w nich dokumenty, nastepnie jak te dokumenty odnajdywac w poszczegolnych folderach.
Do glowy mi wtedy nie przyszlo zapytac czemu ikonka folderu wyglada wlasnie tak jak wyglada. Przez wiele nastepnych lat pracowalam z roznymi komputerami, na ktorych tworzylam foldery, nazywalam je, przechowywalam w nich dokumenty. Piec lat temu przyjechalam do Stanow i wtedy dopiero przyszlo mi poznac nie-elektroniczne zrodlo systemu przechowywania/archiwizacji danych.
Niczym w bajce Pomyslowy Dobromir stuknela mnie w glowe odpowiedz na moje pytanie: dlaczego ikonka folderu wyglada jak wyglada:-)





I na koniec moich wywodow o folderach link dla ciekawych: http://www.filingcabinets.com/vertical-filing-cabinets/historyarticle.cfm


Comments

Z serii: Wynalazki – foldery — 3 Comments

  1. U nas nikomu nie chce się tego robić, ja sama mam bałagan w papierach, bo zabieram się za porządki już kilka lat i nie mogę się zmusić do tego:-)

  2. Oj wlasnie ja mialam tak samo, w moim warszawskim mieszkanku papierow wszedzie pelno, niby mialam segregatory, koszulki, gazetowniki, ale to jednak nie to co foldery, ukryte w szufladzie i latwo dostepne za kazdym razem gdy sie czegos szuka, gdy potrzebny jakis dokument.

  3. o tak, nigdy nie bylam fanka STanow Zjednoczonych, ale organizacje roznych rzeczy maja opracowana do perfekcji.
    Czy to organizację sekretariatu, czy organizacje w urzedach czy nawet organizacje plikow w komputerze…
    Wszystko maja urzadzone tak, ze nawet najwiekszy glab, analfabeta, czy czlowiek nie znajacy jezyka bez problemu znajdzie to czego szukal.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *